स्कूल और ट्रस्ट खातों के लिए फ़ीस डेटा Tally में कैसे एक्सपोर्ट करें?
हर फ़ीस मद और भुगतान तरीके को Tally लेजर से जोड़िए, रोज़ का संग्रह वाउचर (या साफ़ स्प्रेडशीट) के रूप में एक्सपोर्ट कीजिए, हर महीने बैंक से मिलान कीजिए और अपने CA से प्राप्ति-भुगतान तथा आय-व्यय खाते बनवाइए।
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संक्षिप्त उत्तर: ज़्यादातर स्कूल और ट्रस्ट अपनी वैधानिक बही Tally या ऐसे ही अकाउंटिंग पैकेज में रखते हैं, जबकि फ़ीस संग्रह स्कूल ERP में होता है। दोनों के बीच पुल है मासिक (या दैनिक) एक्सपोर्ट: हर फ़ीस संग्रह सही लेजर पर पोस्ट होने वाला वाउचर बनता है (मद के अनुसार फ़ीस आय, बैंक या नकद, जहाँ लागू हो GST, एडवांस फ़ीस)। Tally की बही से CA प्राप्ति और भुगतान खाता (नकद और बैंक की गतिविधि का सार) और, जो ट्रस्ट और सोसाइटी एक्रुअल आधार पर हैं उनके लिए, आय और व्यय खाता और बैलेंस शीट तैयार करता है। शुरू करने से पहले अपने CA से लेजर मैप, वाउचर का प्रारूप और कट-ऑफ़ तारीख़ें तय कीजिए, और एक महीने से जाँचिए। कर व्यवहार और अंतिम खाते आपके CA का निर्णय हैं।
प्राप्ति-भुगतान और आय-व्यय में क्या फ़र्क़ है?
| विवरण | आधार | क्या दिखाता है | डेटा कहाँ से आता है |
|---|---|---|---|
| प्राप्ति और भुगतान खाता | नकद आधार | अवधि में मिला और दिया सारा पैसा, मद के अनुसार, शुरुआती और अंतिम नकद व बैंक शेष के साथ | रोज़ का संग्रह, भुगतान, बैंक और नकद प्रविष्टियाँ |
| आय और व्यय खाता | एक्रुअल आधार | साल में अर्जित आय और किए गए ख़र्च, पैसा चला हो या नहीं, जिससे अधिशेष या घाटा बनता है | फ़ीस माँग, एडवांस और बकाया समायोजन, देय राशियाँ, मूल्यह्रास, एक्रुअल |
| बैलेंस शीट | एक समय बिंदु | संपत्तियाँ और देनदारियाँ, जिनमें फ़ीस बकाया, एडवांस फ़ीस और सुरक्षा जमा शामिल हैं | ओपनिंग बैलेंस और साल की गतिविधि |
फ़ीस मद Tally लेजर से कैसे जुड़ें?
हर आय या देनदारी के प्रकार के लिए एक लेजर बनाइए, हर छात्र के लिए नहीं। कर-मुक्त और कर योग्य मदें अलग लेजर में रखिए क्योंकि स्कूल फ़ीस आम तौर पर मुक्त है जबकि कोचिंग फ़ीस 18% पर कर योग्य है; देखिए कोचिंग बनाम स्कूल फ़ीस पर GST। नाम अपने CA के साथ तय कीजिए, क्योंकि Tally लेजर को नाम से मिलाता है।
| ERP मद | Tally लेजर | समूह | टिप्पणी |
|---|---|---|---|
| ट्यूशन फ़ीस | Tuition Fee Income | Direct Incomes | मुक्त या कर योग्य फ़्लैग GST व्यवहार तय करता है |
| एडमिशन फ़ीस | Admission Fee Income | Direct Incomes | पूँजीगत या राजस्व व्यवहार CA से पूछिए |
| ट्रांसपोर्ट फ़ीस | Transport Fee Income | Direct Incomes | |
| हॉस्टल और मेस | Hostel Fee Income, Mess Fee Income | Direct Incomes | हॉस्टल की छूट की शर्तें हैं; सत्यापित कीजिए |
| परीक्षा और गतिविधि फ़ीस | Exam Fee Income, Activity Fee Income | Direct Incomes | |
| लेट फ़ीस और जुर्माने | Late Fee Income | Indirect Incomes | |
| रियायत या छात्रवृत्ति | Fee Concession | Direct Expenses या आय में कमी | व्यवहार आपके CA की पसंद है |
| प्राप्त एडवांस फ़ीस | Advance Fees | Current Liabilities | पढ़ाई होने के साथ आय में जाती है; कोचिंग एडवांस पर GST रसीद वाउचर चाहिए |
| नकद काउंटर | Cash-in-hand (काउंटर के अनुसार) | Cash-in-Hand | हर काउंटर का एक लेजर रोज़ के समापन में मदद करता है |
| UPI, कार्ड, चेक निपटान | बैंक खाता लेजर | Bank Accounts | स्टेटमेंट से मिलान कीजिए |
| GST आउटपुट | Output CGST, SGST या IGST | Duties and Taxes | सिर्फ़ कोचिंग और अन्य कर योग्य आपूर्तियाँ |
| RTE प्रतिपूर्ति प्राप्य | RTE Reimbursement Receivable | Current Assets | राज्य के भुगतान पर साफ़ होती है |
एक्सपोर्ट कौन-से वाउचर बनाता है?
- फ़ीस संग्रह के लिए रिसीट वाउचर: बैंक या नकद डेबिट, फ़ीस आय लेजर (और जहाँ लागू हो GST लेजर) क्रेडिट।
- रियायत, राइट-ऑफ़, फ़ीस माँग (अगर एक्रुअल पर खाता रखते हैं) और समायोजनों के लिए जर्नल वाउचर।
- रिफ़ंड, वेतन और ख़र्च के लिए पेमेंट वाउचर, अगर पेरोल या ख़र्च मॉड्यूल से भी एक्सपोर्ट करें।
- नकद बैंक में जमा करने और खातों के बीच ट्रांसफ़र के लिए कॉन्ट्रा वाउचर।
- कर योग्य फ़ीस के रिफ़ंड के लिए, CA की सलाह के अनुसार, क्रेडिट और डेबिट नोट।
मासिक Tally प्रक्रिया कैसे चलाएँ?
स्कूल या ट्रस्ट के लिए मासिक Tally एक्सपोर्ट प्रक्रिया
चरण 1: महीना फ़्रीज़ कीजिए
महीने के आख़िरी संग्रह के बाद ERP में अवधि लॉक कीजिए ताकि एक्सपोर्ट के बाद रसीदें न बदलें।
चरण 2: ERP में मिलान कीजिए
देखिए कि तरीके के अनुसार संग्रह काउंटर समापन शीट और बैंक क्रेडिट से मिलता है, और अंतर साफ़ कीजिए।
चरण 3: एक्सपोर्ट कीजिए
तय प्रारूप में अवधि के वाउचर, लेजर मैप लगाकर और वाउचर नंबर साथ ले जाकर, एक्सपोर्ट कीजिए।
चरण 4: Tally में इंपोर्ट कीजिए
आपका एकाउंटेंट पहले टेस्ट कंपनी में इंपोर्ट करके योग ERP से मिलाए, फिर लाइव कंपनी में।
चरण 5: बैंक मिलान कीजिए
बैंक लेजर प्रविष्टियाँ स्टेटमेंट से मिलाइए और अनभुनाए चेक नोट कीजिए।
चरण 6: एक्रुअल और समायोजन पोस्ट कीजिए
एक्रुअल पर खाता है तो फ़ीस माँग, एडवांस फ़ीस की निकासी, रियायतें, मूल्यह्रास और देय राशियाँ दर्ज कीजिए।
चरण 7: विवरण तैयार कीजिए
आपका CA प्राप्ति-भुगतान खाता, आय-व्यय खाता और बैलेंस शीट, और कर योग्य आपूर्तियों के GST रिटर्न बनाता है।
चरण 8: आर्काइव कीजिए
एक्सपोर्ट फ़ाइल, इंपोर्ट लॉग और मिलान शीट ऑडिट के लिए रखिए।
एक्सपोर्ट पर भरोसा करने से पहले क्या जाँचें?
| जाँच | कैसे |
|---|---|
| योग मिलते हैं | अवधि का ERP संग्रह योग इंपोर्ट किए वाउचरों के योग के बराबर हो |
| हर तरीका मिलता है | नकद, UPI, कार्ड, चेक के योग संबंधित Tally लेजर के बराबर हों |
| कोई दोहराव नहीं | वाउचर नंबर अद्वितीय हों; दोबारा इंपोर्ट से दोहराव न बने |
| रद्द रसीदें | उन्हें बाहर रखा या पलटा जाए और रद्द सूची में दिखें |
| कर योग्य और मुक्त मदें | GST लेजर में सिर्फ़ कर योग्य मदें हों |
| तारीख़ें और वित्त वर्ष | रसीदें सही महीने और वित्त वर्ष में हों |
| नैरेशन | ऑडिट के लिए रसीद संख्या और छात्र संदर्भ नैरेशन में हों |
TDS, पेरोल और अन्य ख़र्चों का क्या?
आयकर अधिनियम 2025 1 अप्रैल 2026 से लागू हुआ और धाराएँ व फ़ॉर्म नए क्रमांक में आए, इसलिए फ़ॉर्म संदर्भ हार्ड-कोड टेक्स्ट नहीं, कॉन्फ़िगरेशन से आने चाहिए। वेतन TDS (नियोजित शिक्षक), पेशेवर शुल्क TDS (विज़िटिंग फ़ैकल्टी) और ठेकेदार TDS (जैसे बस ऑपरेटर) के लिए अपने CA से पूछिए कि कौन-से लेजर और दरें इस्तेमाल करें; हमारे नोट्स इन्हें जाँचने योग्य मदों के रूप में चिह्नित करते हैं। Acavya में ख़र्च और रिफ़ंड फ़ीस संग्रह वाले उसी लेजर में पोस्ट होते हैं, इसलिए वे उसी वाउचर एक्सपोर्ट में जाते हैं; वेतन और TDS की प्रविष्टियाँ बही तक कैसे पहुँचें, यह अपने CA के साथ तय कीजिए।
यहाँ सॉफ़्टवेयर क्या कर सकता है?
Acavya में अकाउंटिंग मॉड्यूल और Tally एक्सपोर्ट (वाउचर और साफ़ स्प्रेडशीट) है ताकि आपके एकाउंटेंट को संग्रह दोबारा दर्ज न करना पड़े। वाउचर और लेजर Tally XML और Zoho Books के लिए CSV में एक्सपोर्ट होते हैं, और रिकॉर्ड की किताबें आपके चार्टर्ड एकाउंटेंट ही रखते हैं। एक्सपोर्ट एक फ़ाइल है जिसे आपका एकाउंटेंट इंपोर्ट करता है; Tally में सीधा लाइव पुश योजना में है। अकाउंटिंग और Tally एक्सपोर्ट सुविधा, कीमत पेज, और किसी भी समय अपना डेटा बाहर ले जाने के लिए डेटा एक्सपोर्ट पेज देखिए।
क्या फ़ीस डेटा सीधे Tally में जा सकता है?
आम तौर पर वाउचर फ़ाइल या स्प्रेडशीट से जिसे आपका एकाउंटेंट इंपोर्ट करता है। पहले लेजर मैप तय कीजिए और एक महीने से जाँचिए।
क्या प्राप्ति-भुगतान और आय-व्यय दोनों चाहिए?
कई ट्रस्ट और सोसाइटी दोनों बनाती हैं। प्राप्ति-भुगतान खाता नकद सार है; आय-व्यय खाता एक्रुअल आधार पर होता है। कौन-से चाहिए, आपका CA तय करता है।
एडवांस फ़ीस को कैसे लें?
सेवा दिए जाने तक देनदारी के रूप में। कोचिंग के लिए एडवांस पर आम तौर पर GST रसीद वाउचर चाहिए। व्यवहार CA से सत्यापित कीजिए।
कितनी बार एक्सपोर्ट करें?
मासिक आम है; व्यस्त केंद्रों के लिए दैनिक एक्सपोर्ट ठीक रहते हैं। एक्सपोर्ट से पहले अवधि हमेशा लॉक कीजिए।
डेमो माँगिए और अपने CA की लेजर सूची हमारे साथ साझा कीजिए।
30 छात्रों तक 30 दिन का मुफ़्त ट्रायल, कार्ड की ज़रूरत नहीं। आप अपना संस्थान ख़ुद सेट करते हैं, और सब देखने के लिए एक वैकल्पिक नमूना सेटअप है। मुफ़्त प्लान ट्यूटर के लिए है।